El que perds enviant recordatoris manualment

Cada recordatori enviat manualment té un cost laboral que molts negocis no calculen. Quan fas els números amb salaris reals, l’estalvi d’automatitzar és impossible d’ignorar.

Farem comptes reals, sense exageracions, per veure quant costa realment dedicar temps humà a tasques que poden automatitzar-se.

L’experiment: calculem el cost real

Imaginem un negoci típic que necessita enviar recordatoris als seus clients: una clínica dental, un saló de bellesa, un despatx d’advocats, una consultoria, una immobiliària.

Nota inicial sobre els càlculs: Per ser conservadors i demostrar que fins i tot en l’escenari més econòmic els números funcionen, partirem del cost laboral més baix possible (equivalent al mínim legal més càrregues socials). Després veurem escenaris més realistes amb salaris habituals en el sector administratiu.

Escenari 1: Negoci petit (80 recordatoris/mes)

Mètode manual:

• 80 recordatoris al mes
• Temps per recordatori: 2 minuts (buscar contacte, escriure missatge, enviar, confirmar)
• Temps total: 160 minuts/mes = 2,67 hores/mes

Cost laboral mínim: Amb el cost més baix possible (salari base + Seguretat Social ≈ 1.540€/mes):

• Cost per hora: 9,63€
• Cost d’enviar recordatoris: 2,67 hores × 9,63€ = 25,71€/mes

Cost laboral realista: Amb un salari habitual d’auxiliar administratiu (1.400€ nets + SS ≈ 1.820€/mes):

• Cost per hora: 11,38€
• Cost d’enviar recordatoris: 2,67 hores × 11,38€ = 30,38€/mes

Cost amb Notifycal: 16€/mes

Estalvi mensual: Entre 9,71€ i 14,38€ Estalvi anual: Entre 116,52€ i 172,56€

Escenari 2: Negoci mitjà (300 recordatoris/mes)

Mètode manual:

• 300 recordatoris al mes
• Temps total: 600 minuts/mes = 10 hores/mes

Cost laboral realista: Amb salari habitual (11,38€/hora):

• 10 hores × 11,38€ = 113,80€/mes

Cost amb Notifycal: 44€/mes

Estalvi mensual: 69,80€ Estalvi anual: 837,60€

Fins i tot en l’escenari de cost mínim (9,63€/hora), l’estalvi seria de 627,60€ anuals.

Escenari 3: Negoci gran (1.200 recordatoris/mes)

Mètode manual:

• 1.200 recordatoris al mes
• Temps total: 2.400 minuts/mes = 40 hores/mes

Aquí estem parlant de gairebé una persona a temps complet dedicada únicament a enviar recordatoris.

Cost laboral realista: Amb salari habitual (11,38€/hora):

• 40 hores × 11,38€ = 455,20€/mes

Cost amb Notifycal: 99€/mes

Estalvi mensual: 356,20€ Estalvi anual: 4.274,40€

I això sense comptar que aquesta persona necessitaria vacances, podria posar-se malalta, tindria baixes… Amb Notifycal, el servei funciona 365 dies a l’any sense excepcions.

Però l’estalvi no és només econòmic

Els números són clars, però hi ha alguna cosa més important que els diners: el cost d’oportunitat.

Què podria fer el teu equip amb aquestes hores?

En l’escenari petit, alliberem 2,67 hores al mes. Sembla poc, però són gairebé 32 hores a l’any. Una setmana laboral completa.

En l’escenari gran, són 40 hores mensuals. Una persona a temps complet dedicada exclusivament a enviar recordatoris.

Què passa quan alliberes aquestes hores?

El teu equip pot:

• Atendre millor els clients que ja tens
• Fer trucades de captació de nous clients
• Millorar processos interns
• Formar-se en noves eines
• Treballar en l’estratègia del negoci
• Agafar un respir i treballar menys estressat

El factor humà

Enviar recordatoris és una tasca repetitiva, predictible i, siguem honestos, poc motivant. Ningú va estudiar per dedicar la seva jornada a copiar i enganxar missatges.

Automatitzar aquestes tasques no només estalvia diners. També:

1. Redueix el desgast de l’equip: Les tasques repetitives són de les principals causes d’insatisfacció laboral
2. Millora la retenció: Un empleat que fa feina interessant i de valor és un empleat que es queda
3. Elimina errors: Els humans ens oblidem, ens equivoquem, tenim dies dolents. Els sistemes automatitzats, no
4. Allibera talent: Cada persona del teu equip té habilitats úniques. Usar-les per a tasques automàtiques és malgastar-les

Alliberar el teu equip de tasques mecàniques no és només eficiència. És també una forma de dir-los: “El teu temps val més que això”.

La paradoxa del “No tinc pressupost”

És curiós. Molts negocis diuen “no tinc pressupost per automatitzar”, mentre paguen mes rere mes el cost de fer les coses manualment.

En l’escenari mitjà, estàs pagant 96,30€/mes (amb SMI) per fer alguna cosa que pot costar 44€/mes. I aquests 52,30€ de diferència no els veus com una despesa perquè “ja estan en nòmina”.

Però aquí està el truc: aquest temps té un cost, el vegis o no. I cada mes que no automatitzes és un mes en què pagues de més.

I si els recordatoris fallen?

Aquí hi ha un altre cost ocult: les absències per recordatori no enviat.

Si envies recordatoris manualment:

• Et pots oblidar (especialment en dies complicats)
• Pots equivocar-te de client
• Pots enviar el recordatori a destemps
• No tens traçabilitat del que s’ha enviat i del que no

Cada cita perduda per un recordatori no enviat té un cost directe: el servei que no es va prestar, el buit que va quedar lliure, el client que pot no tornar.

Amb Notifycal, el sistema funciona 24/7. Sense oblits, sense errors, sense excepcions. Els recordatoris s’envien exactament 24 hores abans, sempre.

El compte final

Tornem als números. Comparem els tres escenaris en un any amb salaris habituals del mercat:

Càlculs basats en cost laboral de 11,38€/hora (salari habitual administratiu + càrregues socials)

I recorda: això és només el cost directe del temps. No estem comptant:

• Vacances i baixes de l’empleat
• Errors i oblits
• Cites perdudes per recordatoris no enviats
• Temps de formació i supervisió

Però més enllà de l’estalvi directe, pensa en això:

• Quant val que el teu equip estigui menys estressat?
• Quant val no perdre cites per recordatoris oblidats?
• Quant val que el teu personal es dediqui al que realment aporta valor?
• Quant val tenir una persona més motivada?

Aquestes coses no tenen preu. O millor dit: tenen un preu invisible que pagues cada dia.

Automatitzar no és una despesa, és una inversió

Quan mires els números amb perspectiva, la pregunta no és “puc permetre’m automatitzar?”.

La pregunta és: “puc permetre’m NO automatitzar?”

Cada hora que dediques a tasques que una màquina pot fer per tu és una hora que no dediques a fer créixer el teu negoci. I en un món on el temps és el recurs més escàs, automatitzar les tasques repetitives no és un luxe.

És una necessitat.

Vols calcular quant pots estalviar en el teu cas concret?

Escriu-nos i t’ajudem a fer els números amb el teu volum de recordatoris. Sense compromís, sense lletra petita. Només números reals perquè prenguis la millor decisió per al teu negoci.