Lo que pierdes enviando recordatorios a mano

Cada recordatorio enviado manualmente tiene un coste laboral que muchos negocios no calculan. Cuando haces los números con salarios reales, el ahorro de automatizar es imposible de ignorar.

Vamos a hacer cuentas reales, sin exageraciones, para ver cuánto cuesta realmente dedicar tiempo humano a tareas que pueden automatizarse.

El experimento: calculemos el coste real

Imaginemos un negocio típico que necesita enviar recordatorios a sus clientes: una clínica dental, un salón de belleza, un despacho de abogados, una consultoría, una inmobiliaria.

Nota inicial sobre los cálculos: Para ser conservadores y demostrar que incluso en el escenario más económico los números funcionan, partiremos del coste laboral más bajo posible (equivalente al mínimo legal más cargas sociales). Luego veremos escenarios más realistas con salarios habituales en el sector administrativo.

Escenario 1: Negocio pequeño (80 recordatorios/mes)

Método manual:

• 80 recordatorios al mes
• Tiempo por recordatorio: 2 minutos (buscar contacto, escribir mensaje, enviar, confirmar)
• Tiempo total: 160 minutos/mes = 2,67 horas/mes

Coste laboral mínimo: Con el coste más bajo posible (salario base + Seguridad Social ≈ 1.540€/mes):

• Coste por hora: 9,63€
• Coste de enviar recordatorios: 2,67 horas × 9,63€ = 25,71€/mes

Coste laboral realista: Con un salario habitual de auxiliar administrativo (1.400€ netos + SS ≈ 1.820€/mes):

• Coste por hora: 11,38€
• Coste de enviar recordatorios: 2,67 horas × 11,38€ = 30,38€/mes

Coste con Notifycal: 16€/mes

Ahorro mensual: Entre 9,71€ y 14,38€
Ahorro anual: Entre 116,52€ y 172,56€

Escenario 2: Negocio mediano (300 recordatorios/mes)

Método manual:

• 300 recordatorios al mes
• Tiempo total: 600 minutos/mes = 10 horas/mes

Coste laboral realista: Con salario habitual (11,38€/hora):

• 10 horas × 11,38€ = 113,80€/mes

Coste con Notifycal: 44€/mes

Ahorro mensual: 69,80€
Ahorro anual: 837,60€

Incluso en el escenario de coste mínimo (9,63€/hora), el ahorro sería de 627,60€ anuales.

Escenario 3: Negocio grande (1.200 recordatorios/mes)

Método manual:

• 1.200 recordatorios al mes
• Tiempo total: 2.400 minutos/mes = 40 horas/mes

Aquí estamos hablando de casi una persona a tiempo completo dedicada únicamente a enviar recordatorios.

Coste laboral realista: Con salario habitual (11,38€/hora):

• 40 horas × 11,38€ = 455,20€/mes

Coste con Notifycal: 99€/mes

Ahorro mensual: 356,20€
Ahorro anual: 4.274,40€

Y esto sin contar que esa persona necesitaría vacaciones, podría enfermar, tendría bajas… Con Notifycal, el servicio funciona 365 días al año sin excepciones.

Pero el ahorro no es solo económico

Los números son claros, pero hay algo más importante que el dinero: el coste de oportunidad.

¿Qué podría hacer tu equipo con esas horas?

En el escenario pequeño, liberamos 2,67 horas al mes. Parece poco, pero es casi 32 horas al año. Una semana laboral completa.

En el escenario grande, son 40 horas mensuales. Una persona a tiempo completo dedicada exclusivamente a enviar recordatorios.

¿Qué pasa cuando liberas esas horas?

Tu equipo puede:

• Atender mejor a los clientes que ya tienes
• Hacer llamadas de captación de nuevos clientes
• Mejorar procesos internos
• Formarse en nuevas herramientas
• Trabajar en la estrategia del negocio
• Tomarse un respiro y trabajar menos estresado

El factor humano

Enviar recordatorios es una tarea repetitiva, predecible y, seamos honestos, poco motivante. Nadie estudió para dedicar su jornada a copiar y pegar mensajes.

Automatizar estas tareas no solo ahorra dinero. También:

1. Reduce el desgaste del equipo: Las tareas repetitivas son de las principales causas de insatisfacción laboral
2. Mejora la retención: Un empleado que hace trabajo interesante y de valor es un empleado que se queda
3. Elimina errores: Los humanos nos olvidamos, nos equivocamos, tenemos días malos. Los sistemas automatizados, no
4. Libera talento: Cada persona de tu equipo tiene habilidades únicas. Usarlas para tareas automáticas es desperdiciarlas

Liberar a tu equipo de tareas mecánicas no es solo eficiencia. Es también una forma de decirles: “Tu tiempo vale más que esto”.

La paradoja del “No tengo presupuesto”

Es curioso. Muchos negocios dicen “no tengo presupuesto para automatizar”, mientras pagan mes tras mes el coste de hacer las cosas manualmente.

En el escenario mediano, estás pagando 96,30€/mes (con SMI) por hacer algo que puede costar 44€/mes. Y esos 52,30€ de diferencia no los ves como un gasto porque “ya están en nómina”.

Pero ahí está el truco: ese tiempo tiene un coste, lo veas o no. Y cada mes que no automatizas es un mes en el que pagas de más.

¿Y si los recordatorios fallan?

Aquí hay otro coste oculto: las ausencias por recordatorio no enviado.

Si envías recordatorios manualmente:

• Te puedes olvidar (especialmente en días complicados)
• Puedes equivocarte de cliente
• Puedes enviar el recordatorio a destiempo
• No tienes trazabilidad de qué se envió y qué no

Cada cita perdida por un recordatorio no enviado tiene un coste directo: el servicio que no se prestó, el hueco que quedó libre, el cliente que puede no volver.

Con Notifycal, el sistema funciona 24/7. Sin olvidos, sin errores, sin excepciones. Los recordatorios se envían exactamente 24 horas antes, siempre.

La cuenta final

Volvamos a los números. Comparemos los tres escenarios en un año con salarios habituales del mercado:

Cálculos basados en coste laboral de 11,38€/hora (salario habitual administrativo + cargas sociales)

Y recuerda: esto es solo el coste directo del tiempo. No estamos contando:

• Vacaciones y bajas del empleado
• Errores y olvidos
• Citas perdidas por recordatorios no enviados
• Tiempo de formación y supervisión

Pero más allá del ahorro directo, piensa en esto:

• ¿Cuánto vale que tu equipo esté menos estresado?
• ¿Cuánto vale no perder citas por recordatorios olvidados?
• ¿Cuánto vale que tu personal se dedique a lo que realmente aporta valor?
• ¿Cuánto vale tener una persona más motivada?

Esas cosas no tienen precio. O mejor dicho: tienen un precio invisible que pagas cada día.

Automatizar no es un gasto, es una inversión

Cuando miras los números con perspectiva, la pregunta no es “¿puedo permitirme automatizar?”.

La pregunta es: “¿puedo permitirme NO automatizar?”

Cada hora que dedicas a tareas que una máquina puede hacer por ti es una hora que no dedicas a hacer crecer tu negocio. Y en un mundo donde el tiempo es el recurso más escaso, automatizar las tareas repetitivas no es un lujo.

Es una necesidad.

¿Quieres calcular cuánto puedes ahorrar en tu caso concreto?

Escríbenos y te ayudamos a hacer los números con tu volumen de recordatorios. Sin compromiso, sin letra pequeña. Solo números reales para que tomes la mejor decisión para tu negocio.